Junta directiva
Formular y adoptar el Plan Sectorial de Desarrollo y el correspondiente plan de inversiones, determinar los instrumentos necesarios para la ejecución y cumplimiento de acuerdo con lo preceptuado en la ley orgánica del Plan de Desarrollo y en los Planes de Inversión y Desarrollo Nacional y Departamental.
En la elaboración del plan se dará amplia participación a los entes deportivos municipales a las organizaciones deportivas, recreativas y de educación física que funcionen en el Departamento.
Establecer las directrices para la prestación de servicios y fijar los criterios y las tarifas para el precio de los mismos.
Determinar la estructura administrativa, las funciones de las dependencias, categorías de empleos, nomenclatura de los cargos, fijarles su remuneración y régimen jurídico del personal.
Crear, fusionar y/o suprimir cargos.
Fijar las asignaciones salariales del personal al servicio.
Aprobar anualmente el presupuesto de rentas y gastos.
Estudiar y decidir conforme a las normas financieras y contables lo relativo a los balances, estados e informes financieros.
Autorizar al Director conforme a las Disposiciones legales para celebrar contratos, negociar empréstitos y enajenar bienes inmuebles, construir garantías sobre ellos grabarlos cuando fuere necesario.
Aprobar las transacciones de las diferencia del instituto con terceros y efectuar los reconocimientos a que haya lugar por concepto de reclamaciones e indemnizaciones.
Dirección general
Cumplir con la Constitución y la ley
Dirigir, administrar y coordinar las distintas dependencias que conforman el Instituto Departamental de Recreación y Deportes, asegurando el cumplimiento de las orientaciones y decisiones de la Junta Directiva de acuerdo con las funciones que se hayan señalado a las distintas áreas administrativas y funcionales.
Presentar para su aprobación a la Junta Directiva el presupuesto anual y los planes mensuales de gastos.
Presentar para su evaluación a la Junta Directiva, el informe anual de gestión.
Presentar para su aprobación a la Junta Directiva, los proyectos de reglamento, estructura orgánica y planta de personal.
Expedir los actos administrativos de su competencia, realizar y celebrar contratos y convenios necesarios para el cumplimiento de la misión institucional conforme a las autorizaciones que para el efecto le sean otorgadas.
Mantener en el ejercicio de sus funciones una estrecha y armónica relación y coordinación con los organismos que integran el Sistema Nacional del Deporte.
Gestionar recursos para el buen desempeño institucional.
Nombrar y remover los funcionarios a su cargo, de acuerdo con las disposiciones legales y los estatutos.
Las demás actividades propias del cargo y las que, de acuerdo con la naturaleza y nivel del mismo, le sean asignadas por las normas legales, ordenanzas, acuerdos, estatutos y reglamentos.
Coordinación deporte asociado
Cumplir con la Constitución y la ley
Asesorar a la Dirección en los planes, programas y estrategias para el desarrollo del deporte asociado y competitivo del Departamento.
Asesorar a las ligas y clubes en su organización, funcionamiento y desarrollo deportivo.
Elaborar y presentar a la dirección planes, programas y estrategias para el desarrollo deportivo del departamento
Presentar a la dirección planes y programas relacionados con el deporte competitivo.
Programar y facilitar la capacitación en administración y legislación deportiva y tramitar los reconocimientos deportivos que por competencia le corresponden.
Facilitar los mecanismos permanentes de actualización sobre técnicas, reglamentos, avances tecnológicos e implementación que deben ponerse a disposición de los deportistas.
Sugerir a la Dirección del Instituto de acuerdo con su competencia y en coordinación con las demás dependencias de la Entidad, las políticas para que se cumplan las funciones de inspección, vigilancia y control sobre los organismos deportivos pertenecientes al Sistema Nacional del Deporte, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias.
Participar en el diseño de planes y programas tendientes a la búsqueda y apoyo de los talentos deportivos.
Proponer y coordinar con medicina deportiva el desarrollo de los planes de deporte competitivo y talentos deportivos.
Asesorar a la Dirección en el apoyo y participación de los organismos del deporte asociado en los eventos, a nivel nacional e internacional.
Controlar y supervisar el trabajo de los entrenadores contratados por el Instituto para preparar los deportistas de nuestro departamento.
Velar por que el sector asociado mantenga su documentación vigente.
Participar en los comités técnicos en los que sea requerido.
Desempeñar las demás actividades propias del cargo y las que, de acuerdo con la naturaleza y el nivel del mismo, le sean asignadas por su superior jerárquico.
Coordinación deporte estudiantil
Cumplir con la Constitución y la ley
Impulsar actividades deportivas, formativas y pedagógicas en las instituciones educativas, centros y escuelas deportivas, tendientes a conocer los talentos en el área del deporte a esos niveles y prestar apoyo para el desarrollo y formación del deportista santandereano.
Facilitar asistencia técnica a los Institutos Municipales de Deportes, para la ejecución de sus planes, programas y proyectos relacionados con el deporte formativo y estudiantil y eventos deportivos especiales.
Programar actividades del deporte formativo y eventos deportivos en todos los niveles de la Educación formal y no formal primaria básica, media vocacional y superior.
Participar en la planeación, programación, organización y ejecución de todas las actividades encaminadas a desarrollar los programas de deporte, educación física y recreación.
Rendir informes solicitados por la dirección general.
Coordinar la creación, regulación, control técnico y administrativo de las Escuelas de Formación Deportiva.
Participar en el diseño del plan departamental de capacitación, recreación y educación física.
Asistir a reuniones de orden técnico-deportivo, acerca el deporte formativo y estudiantil que convoque la dirección general.
Participar en los comités técnicos en los que sea requerido.
Desempeñar las demás actividades propias del cargo y las que, de acuerdo con la naturaleza y el nivel del mismo, le sean asignadas por su superior jerárquico.
Coordinación deporte social comunitario
Diseñar programas especiales que fomenten y estimulen la educación física, el deporte y la recreación de las personas con discapacidades físicas, psíquicas y sensoriales y de la tercera edad.
Dar asistencia técnica a los entes municipales para la ejecución de sus planes y proyectos relacionados con el deporte, la recreación y la educación física.
Fomentar y estimular programas especiales contemplados dentro del deporte social y comunitario, orientados a los discapacitados, mujeres cabeza de familia, adulto mayor, y senior master.
Fomentar actividades recreativas orientadas a los diferentes grupos poblacionales, tales como niños jóvenes y adultos.
Supervisar el mantenimiento de los escenarios deportivos y el préstamo de los mismos.
Rendir informes a la Dirección que le sean solicitados.
Ejecutar planes y programas para el desarrollo del deporte formativo, recreativo y social comunitario.
Definir el plan anual de acción deportivo concatenado al plan de desarrollo del departamento.
Participar en los comités técnicos que sea requisito.
Desempeñar las demás actividades propias del cargo y las que, de acuerdo con la naturaleza y el nivel del mismo, le sean asignadas por su superior jerárquico.
Oficina juridica
Cumplir con la Constitución y la ley.
Asesorar a la Dirección, Junta Directiva y demás dependencias del Instituto en asuntos de naturaleza jurídica y resolver sus consultas ajustadas a la normatividad legal vigente.
Emitir conceptos sobre contratos, convenios interadministrativos, actos administrativos, derechos de petición, tutelas, y demás consultas que sean necesarias e indispensables para que los actos jurídicos de la Institución se ajusten al ordenamiento jurídico colombiano.
Representar judicial o extrajudicialmente, según sea el caso, en los procesos en que tenga interés de causa el Instituto, cuando existe delegación expresa del Director.
Mantener bajo custodia y confidencialidad el archivo interno de la Oficina Asesora de Jurídica.
Mantener actualizada la información del estado de los procesos que se encuentran en trámite.
Participar en sesiones de Junta directiva, Comités y demás reuniones en las que sea requerido.
Las demás propias del cargo y las que, de acuerdo con la naturaleza y nivel del mismo, le sean asignadas por la Dirección.
Oficina de control interno
Cumplir con la Constitución y la ley.
Medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de las prácticas y metas institucionales.
Establecer programas, formular y efectuar planes sobre los posibles riesgos administrativos que puedan ocasionarse en el desarrollo de las actividades.
Planear dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control interno.
Evaluar permanentemente los métodos y procedimientos del Instituto.
Informar oportunamente a la Dirección sobre las debilidades del sistema de control interno.
Revisar y evaluar los manuales de funciones y procedimientos y recomendar su actualización.
Informar oportunamente a la Dirección sobre posibles irregularidades que se puedan conocer en el desarrollo de la evaluación de las actividades de la dependencia.
Asesorar a la Dirección con la implementación del plan de capacitación, acorde a las necesidades de las dependencias.
Participar en el comité del control interno, de saneamiento contable, administrativo, técnico y demás a las que sea requerido.
Presentar oportunamente los informes requeridos por la Dirección.
Planear, coordinar, controlar y evaluar el trabajo del personal de su dependencia.
Asesorar en la implantación de la cultura de autocontrol, sentido de pertenencia y valores institucionales.
Desempeñar las demás actividades propias del cargo y las que de acuerdo con la naturaleza y el nivel del mismo le sean asignadas por la Dirección.
Coordinación administrativa y financiera
Cumplir con la Constitución y la ley.
Elaborar los Estados Financieros Básicos.
Validar los registros contables
Conciliar las cuentas de Balance.
Presentar los informes financieros y administrativos cuando se requieran por parte de la Dirección y los órganos de control y de vigilancia.
Actualizar el Plan de Cuentas
Reportar al área financiera las modificaciones presupuéstales que se detecten en contabilidad.
Imprimir clasificar y archivar comprobantes de contabilidad, notas de contables auxiliares y demás documentos contables que se requieran.
Hacer las copias de seguridad de la información contable.
Llevar los libros de contabilidad exigidos por la ley.
Presentar técnicamente y firmados cada año, los balances y estados financieros del periodo contable.
Analizar los informes y estados financieros, para la toma de decisiones y medidas correctivas por parte de la administración, ayudando así a la definición de planes, programas y estrategias.
Presentar informes periódicos al área administrativa y financiera en la consecución de recursos financieros y políticas de administración financiera.
Realizar los ajustes contables que se requieran como resultados de análisis de saldos de las cuentas.
Presentar las declaraciones de Impuestos.
Desempeñar las demás actividades propias del cargo y la que, de acuerdo con la naturaleza y el nivel del mismo, le sean asignadas por su superior jerárquico.
Contabilidad
Cumplir con la Constitución y la ley.
Elaborar los Estados Financieros Básicos.
Validar los registros contables
Conciliar las cuentas de Balance.
Presentar los informes financieros y administrativos cuando se requieran por parte de la Dirección y los órganos de control y de vigilancia.
Actualizar el Plan de Cuentas
Reportar al área financiera las modificaciones presupuéstales que se detecten en contabilidad.
Imprimir clasificar y archivar comprobantes de contabilidad, notas de contables auxiliares y demás documentos contables que se requieran.
Hacer las copias de seguridad de la información contable.
Llevar los libros de contabilidad exigidos por la ley.
Presentar técnicamente y firmados cada año, los balances y estados financieros del periodo contable.
Analizar los informes y estados financieros, para la toma de decisiones y medidas correctivas por parte de la administración, ayudando así a la definición de planes, programas y estrategias.
Presentar informes periódicos al área administrativa y financiera en la consecución de recursos financieros y políticas de administración financiera.
Realizar los ajustes contables que se requieran como resultados de análisis de saldos de las cuentas.
Presentar las declaraciones de Impuestos.
Desempeñar las demás actividades propias del cargo y la que, de acuerdo con la naturaleza y el nivel del mismo, le sean asignadas por su superior jerárquico.
Tesorería
Cumplir con la Constitución y la ley.
Elaborar el boletín diario de Tesorería, de fondos comunes y fondos especiales, firmándolo en señal de aceptación.
Elaborar mensualmente conciliaciones bancarias y el listado de acreedores y cuentas por pagar.
Revisar, controlar y seleccionar las órdenes de pago para la ejecución del acuerdo mensual de gastos y las cuentas diarias por cualquier otro concepto.
Organizar y distribuir las cuentas canceladas, relaciones de caja y bancos, consignaciones con cada uno de los boletines, remitiendo todos estos soportes a la contabilización correspondiente, y a los organismos de control cuando sea necesario.
Registrar los libros de avances, libros de bancos y en general libros de tesorería que permitan el control de movimientos financieros.
Expedir paz y salvos y certificaciones que por disposición legal o reglamentaria sean de su competencia.
Elaborar cheques para la ejecución del acuerdo mensual de gastos, los traslados de fondos de banco a banco y la elaboración de los comprobantes de ingresos para el recaudo de fondos, aportes y auxilios.
Gestionar los trámites de cobro de aportes o créditos obtenidos ante las entidades o personas correspondientes.
Coordinar el trámite adecuado de las pólizas de manejo de valores.
Verificar y firmar los cheques para pagos por todo concepto, junto con su respectivo comprobante de pago.
Atender los asuntos relacionados con el manejo de cuentas, servicios bancarios y distribución física del dinero, según la estructura de esquema de cuentas bancarias.
Suministrar la información requerida por las demás dependencias o secciones para la realización de sus actividades propias.
Excelente atención al usuario externo e interno.
Participar en los comités que le asigne el superior jerárquico
Desempeñar las demás actividades propias del cargo y la que, de acuerdo con la naturaleza y el nivel del mismo, le sean asignadas por su superior jerárquico.
Almacen
Cumplir con la Constitución y la ley.
Realizar la práctica de inventarios periódicos y anuales, adelantando las acciones pertinentes en caso de diferencias.
Llevar estadísticas detalladas sobre movimiento de salidas y entradas de elementos.
Determinar periódicamente los stocks máximos y mínimos de las existencias de los elementos.
Rendir las cuentas de almacén de conformidad con las normas preestablecidas.
Autorizar con su firma el certificado de paz y salvo de almacén.
Velar por el oportuno y correcto cumplimiento de todos los trámites relacionados con la recepción de elementos y la entrega o distribución de los mismos dentro del Instituto.
Rendir informes periódicos sobre la situación de almacén a su superior inmediato, proponiendo las medidas necesarias para la corrección de las irregularidades encontradas y velar porque estas se cumplan.
Supervisar el movimiento de las operaciones con sus respectivos comprobantes de entradas y salidas de elementos debidamente diligenciados.
Velar porque se cumplan las normas legales sobre el control de inventarios.
Distribuir adecuadamente las instalaciones destinadas para el almacenamiento, tomando las medidas necesarias para protección, conservación y custodia.
Revisar y dar trámite a las solicitudes de pedidos internos necesarios para el buen funcionamiento de las dependencias.
Preparar y enviar la información que requieran las diferentes dependencias.
Participar en los comités administrativos y junta de compras.
Coordinar, controlar y dirigir las labores desarrolladas por los funcionarios a su cargo.
Desempeñar las demás actividades propias del cargo y la que, de acuerdo con la naturaleza y el nivel del mismo, le sean asignadas por su superior jerárquico.
