Funciones de la entidad

JUNTA DIRECTIVA

• Formular y adoptar el Plan Sectorial de Desarrollo y el correspondiente plan de inversiones, determinar los instrumentos necesarios para la ejecución y cumplimiento de acuerdo con lo preceptuado en la ley orgánica del Plan de Desarrollo y en los Planes de Inversión y Desarrollo Nacional y Departamental.
• En la elaboración del plan se dará amplia participación a los entes deportivos municipales a las organizaciones deportivas, recreativas y de educación física que funcionen en el Departamento.
• Establecer las directrices para la prestación de servicios y fijar los criterios y las tarifas para el precio de los mismos.
• Determinar la estructura administrativa, las funciones de las dependencias, categorías de empleos, nomenclatura de los cargos, fijarles su remuneración y régimen jurídico del personal.
• Crear, fusionar y/o suprimir cargos.
• Fijar las asignaciones salariales del personal al servicio.
• Aprobar anualmente el presupuesto de rentas y gastos.
• Estudiar y decidir conforme a las normas financieras y contables lo relativo a los balances, estados e informes financieros.
• Autorizar al Director conforme a las Disposiciones legales para celebrar contratos, negociar empréstitos y enajenar bienes inmuebles, construir garantías sobre ellos grabarlos cuando fuere necesario.
• Aprobar las transacciones de las diferencia del instituto con terceros y efectuar los reconocimientos a que haya lugar por concepto de reclamaciones e indemnizaciones.

DIRECCIÓN GENERAL

• Cumplir con la Constitución y la ley
• Dirigir, administrar y coordinar las distintas dependencias que conforman el Instituto Departamental de Recreación y Deportes, asegurando el cumplimiento de las orientaciones y decisiones de la Junta Directiva de acuerdo con las funciones que se hayan señalado a las distintas áreas administrativas y funcionales.
• Presentar para su aprobación a la Junta Directiva el presupuesto anual y los planes mensuales de gastos.
• Presentar para su evaluación a la Junta Directiva, el informe anual de gestión.
• Presentar para su aprobación a la Junta Directiva, los proyectos de reglamento, estructura orgánica y planta de personal.
• Expedir los actos administrativos de su competencia, realizar y celebrar contratos y convenios necesarios para el cumplimiento de la misión institucional conforme a las autorizaciones que para el efecto le sean otorgadas.
• Mantener en el ejercicio de sus funciones una estrecha y armónica relación y coordinación con los organismos que integran el Sistema Nacional del Deporte.
• Gestionar recursos para el buen desempeño institucional.
• Nombrar y remover los funcionarios a su cargo, de acuerdo con las disposiciones legales y los estatutos.
• Las demás actividades propias del cargo y las que, de acuerdo con la naturaleza y nivel del mismo, le sean asignadas por las normas legales, ordenanzas, acuerdos, estatutos y reglamentos.

COORDINACIÓN DEPORTE ASOCIADO

• Cumplir con la Constitución y la ley
• Asesorar a la Dirección en los planes, programas y estrategias para el desarrollo del deporte asociado y competitivo del Departamento.
• Asesorar a las ligas y clubes en su organización, funcionamiento y desarrollo deportivo.
• Elaborar y presentar a la dirección planes, programas y estrategias para el desarrollo deportivo del departamento
• Presentar a la dirección planes y programas relacionados con el deporte competitivo.
• Programar y facilitar la capacitación en administración y legislación deportiva y tramitar los reconocimientos deportivos que por competencia le corresponden.
• Facilitar los mecanismos permanentes de actualización sobre técnicas, reglamentos, avances tecnológicos e implementación que deben ponerse a disposición de los deportistas.
• Sugerir a la Dirección del Instituto de acuerdo con su competencia y en coordinación con las demás dependencias de la Entidad, las políticas para que se cumplan las funciones de inspección, vigilancia y control sobre los organismos deportivos pertenecientes al Sistema Nacional del Deporte, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias.
• Participar en el diseño de planes y programas tendientes a la búsqueda y apoyo de los talentos deportivos.
• Proponer y coordinar con medicina deportiva el desarrollo de los planes de deporte competitivo y talentos deportivos.
• Asesorar a la Dirección en el apoyo y participación de los organismos del deporte asociado en los eventos, a nivel nacional e internacional.
• Controlar y supervisar el trabajo de los entrenadores contratados por el Instituto para preparar los deportistas de nuestro departamento.
• Velar por que el sector asociado mantenga su documentación vigente.
• Participar en los comités técnicos en los que sea requerido.
• Desempeñar las demás actividades propias del cargo y las que, de acuerdo con la naturaleza y el nivel del mismo, le sean asignadas por su superior jerárquico.

COORDINACIÓN DEPORTE ESTUDIANTIL

• Cumplir con la Constitución y la ley
• Impulsar actividades deportivas, formativas y pedagógicas en las instituciones educativas, centros y escuelas deportivas, tendientes a conocer los talentos en el área del deporte a esos niveles y prestar apoyo para el desarrollo y formación del deportista santandereano.
• Facilitar asistencia técnica a los Institutos Municipales de Deportes, para la ejecución de sus planes, programas y proyectos relacionados con el deporte formativo y estudiantil y eventos deportivos especiales.
• Programar actividades del deporte formativo y eventos deportivos en todos los niveles de la Educación formal y no formal primaria básica, media vocacional y superior.
• Participar en la planeación, programación, organización y ejecución de todas las actividades encaminadas a desarrollar los programas de deporte, educación física y recreación.
• Rendir informes solicitados por la dirección general.
• Coordinar la creación, regulación, control técnico y administrativo de las Escuelas de Formación Deportiva.
• Participar en el diseño del plan departamental de capacitación, recreación y educación física.
• Asistir a reuniones de orden técnico-deportivo, acerca el deporte formativo y estudiantil que convoque la dirección general.
• Participar en los comités técnicos en los que sea requerido.
• Desempeñar las demás actividades propias del cargo y las que, de acuerdo con la naturaleza y el nivel del mismo, le sean asignadas por su superior jerárquico.

COORDINACIÓN DEPORTE SOCIAL COMUNITARIO

• Diseñar programas especiales que fomenten y estimulen la educación física, el deporte y la recreación de las personas con discapacidades físicas, psíquicas y sensoriales y de la tercera edad.
• Dar asistencia técnica a los entes municipales para la ejecución de sus planes y proyectos relacionados con el deporte, la recreación y la educación física.
• Fomentar y estimular programas especiales contemplados dentro del deporte social y comunitario, orientados a los discapacitados, mujeres cabeza de familia, adulto mayor, y senior master.
• Fomentar actividades recreativas orientadas a los diferentes grupos poblacionales, tales como niños jóvenes y adultos.
• Supervisar el mantenimiento de los escenarios deportivos y el préstamo de los mismos.
• Rendir informes a la Dirección que le sean solicitados.
• Ejecutar planes y programas para el desarrollo del deporte formativo, recreativo y social comunitario.
• Definir el plan anual de acción deportivo concatenado al plan de desarrollo del departamento.
• Participar en los comités técnicos que sea requisito.
• Desempeñar las demás actividades propias del cargo y las que, de acuerdo con la naturaleza y el nivel del mismo, le sean asignadas por su superior jerárquico.

OFICINA JURIDICA

• Cumplir con la Constitución y la ley.
• Asesorar a la Dirección, Junta Directiva y demás dependencias del Instituto en asuntos de naturaleza jurídica y resolver sus consultas ajustadas a la normatividad legal vigente.
• Emitir conceptos sobre contratos, convenios interadministrativos, actos administrativos, derechos de petición, tutelas, y demás consultas que sean necesarias e indispensables para que los actos jurídicos de la Institución se ajusten al ordenamiento jurídico colombiano.
• Representar judicial o extrajudicialmente, según sea el caso, en los procesos en que tenga interés de causa el Instituto, cuando existe delegación expresa del Director.
• Mantener bajo custodia y confidencialidad el archivo interno de la Oficina Asesora de Jurídica.
• Mantener actualizada la información del estado de los procesos que se encuentran en trámite.
• Participar en sesiones de Junta directiva, Comités y demás reuniones en las que sea requerido.
• Las demás propias del cargo y las que, de acuerdo con la naturaleza y nivel del mismo, le sean asignadas por la Dirección.

OFICINA DE CONTROL INTERNO

• Cumplir con la Constitución y la ley.
• Medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de las prácticas y metas institucionales.
• Establecer programas, formular y efectuar planes sobre los posibles riesgos administrativos que puedan ocasionarse en el desarrollo de las actividades.
• Planear dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control interno.
• Evaluar permanentemente los métodos y procedimientos del Instituto.
• Informar oportunamente a la Dirección sobre las debilidades del sistema de control interno.
• Revisar y evaluar los manuales de funciones y procedimientos y recomendar su actualización.
• Informar oportunamente a la Dirección sobre posibles irregularidades que se puedan conocer en el desarrollo de la evaluación de las actividades de la dependencia.
• Asesorar a la Dirección con la implementación del plan de capacitación, acorde a las necesidades de las dependencias.
• Participar en el comité del control interno, de saneamiento contable, administrativo, técnico y demás a las que sea requerido.
• Presentar oportunamente los informes requeridos por la Dirección.
• Planear, coordinar, controlar y evaluar el trabajo del personal de su dependencia.
• Asesorar en la implantación de la cultura de autocontrol, sentido de pertenencia y valores institucionales.
• Desempeñar las demás actividades propias del cargo y las que de acuerdo con la naturaleza y el nivel del mismo le sean asignadas por la Dirección.

COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

• Cumplir con la Constitución y la ley.
• Elaborar los Estados Financieros Básicos.
• Validar los registros contables
• Conciliar las cuentas de Balance.
• Presentar los informes financieros y administrativos cuando se requieran por parte de la Dirección y los órganos de control y de vigilancia.
• Actualizar el Plan de Cuentas
• Reportar al área financiera las modificaciones presupuéstales que se detecten en contabilidad.
• Imprimir clasificar y archivar comprobantes de contabilidad, notas de contables auxiliares y demás documentos contables que se requieran.
• Hacer las copias de seguridad de la información contable.
• Llevar los libros de contabilidad exigidos por la ley.
• Presentar técnicamente y firmados cada año, los balances y estados financieros del periodo contable.
• Analizar los informes y estados financieros, para la toma de decisiones y medidas correctivas por parte de la administración, ayudando así a la definición de planes, programas y estrategias.
• Presentar informes periódicos al área administrativa y financiera en la consecución de recursos financieros y políticas de administración financiera.
• Realizar los ajustes contables que se requieran como resultados de análisis de saldos de las cuentas.
• Presentar las declaraciones de Impuestos.
• Desempeñar las demás actividades propias del cargo y la que, de acuerdo con la naturaleza y el nivel del mismo, le sean asignadas por su superior jerárquico.

CONTABILIDAD

• Cumplir con la Constitución y la ley.
• Elaborar los Estados Financieros Básicos.
• Validar los registros contables
• Conciliar las cuentas de Balance.
• Presentar los informes financieros y administrativos cuando se requieran por parte de la Dirección y los órganos de control y de vigilancia.
• Actualizar el Plan de Cuentas
• Reportar al área financiera las modificaciones presupuéstales que se detecten en contabilidad.
• Imprimir clasificar y archivar comprobantes de contabilidad, notas de contables auxiliares y demás documentos contables que se requieran.
• Hacer las copias de seguridad de la información contable.
• Llevar los libros de contabilidad exigidos por la ley.
• Presentar técnicamente y firmados cada año, los balances y estados financieros del periodo contable.
• Analizar los informes y estados financieros, para la toma de decisiones y medidas correctivas por parte de la administración, ayudando así a la definición de planes, programas y estrategias.
• Presentar informes periódicos al área administrativa y financiera en la consecución de recursos financieros y políticas de administración financiera.
• Realizar los ajustes contables que se requieran como resultados de análisis de saldos de las cuentas.
• Presentar las declaraciones de Impuestos.
• Desempeñar las demás actividades propias del cargo y la que, de acuerdo con la naturaleza y el nivel del mismo, le sean asignadas por su superior jerárquico.

TESORERÍA

• Cumplir con la Constitución y la ley.
• Elaborar el boletín diario de Tesorería, de fondos comunes y fondos especiales, firmándolo en señal de aceptación.
• Elaborar mensualmente conciliaciones bancarias y el listado de acreedores y cuentas por pagar.
• Revisar, controlar y seleccionar las órdenes de pago para la ejecución del acuerdo mensual de gastos y las cuentas diarias por cualquier otro concepto.
• Organizar y distribuir las cuentas canceladas, relaciones de caja y bancos, consignaciones con cada uno de los boletines, remitiendo todos estos soportes a la contabilización correspondiente, y a los organismos de control cuando sea necesario.
• Registrar los libros de avances, libros de bancos y en general libros de tesorería que permitan el control de movimientos financieros.
• Expedir paz y salvos y certificaciones que por disposición legal o reglamentaria sean de su competencia.
• Elaborar cheques para la ejecución del acuerdo mensual de gastos, los traslados de fondos de banco a banco y la elaboración de los comprobantes de ingresos para el recaudo de fondos, aportes y auxilios.
• Gestionar los trámites de cobro de aportes o créditos obtenidos ante las entidades o personas correspondientes.
• Coordinar el trámite adecuado de las pólizas de manejo de valores.
• Verificar y firmar los cheques para pagos por todo concepto, junto con su respectivo comprobante de pago.
• Atender los asuntos relacionados con el manejo de cuentas, servicios bancarios y distribución física del dinero, según la estructura de esquema de cuentas bancarias.
• Suministrar la información requerida por las demás dependencias o secciones para la realización de sus actividades propias.
• Excelente atención al usuario externo e interno.
• Participar en los comités que le asigne el superior jerárquico
• Desempeñar las demás actividades propias del cargo y la que, de acuerdo con la naturaleza y el nivel del mismo, le sean asignadas por su superior jerárquico.

ALMACEN

• Cumplir con la Constitución y la ley.
• Realizar la práctica de inventarios periódicos y anuales, adelantando las acciones pertinentes en caso de diferencias.
• Llevar estadísticas detalladas sobre movimiento de salidas y entradas de elementos.
• Determinar periódicamente los stocks máximos y mínimos de las existencias de los elementos.
• Rendir las cuentas de almacén de conformidad con las normas preestablecidas.
• Autorizar con su firma el certificado de paz y salvo de almacén.
• Velar por el oportuno y correcto cumplimiento de todos los trámites relacionados con la recepción de elementos y la entrega o distribución de los mismos dentro del Instituto.
• Rendir informes periódicos sobre la situación de almacén a su superior inmediato, proponiendo las medidas necesarias para la corrección de las irregularidades encontradas y velar porque estas se cumplan.
• Supervisar el movimiento de las operaciones con sus respectivos comprobantes de entradas y salidas de elementos debidamente diligenciados.
• Velar porque se cumplan las normas legales sobre el control de inventarios.
• Distribuir adecuadamente las instalaciones destinadas para el almacenamiento, tomando las medidas necesarias para protección, conservación y custodia.
• Revisar y dar trámite a las solicitudes de pedidos internos necesarios para el buen funcionamiento de las dependencias.
• Preparar y enviar la información que requieran las diferentes dependencias.
• Participar en los comités administrativos y junta de compras.
• Coordinar, controlar y dirigir las labores desarrolladas por los funcionarios a su cargo.
• Desempeñar las demás actividades propias del cargo y la que, de acuerdo con la naturaleza y el nivel del mismo, le sean asignadas por su superior jerárquico.